MODULO 4: ORGANIZACION DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES

DURACION MAXIMA
150 horas

Acompañamiento directo
105 horas
Trabajo autonomo
45 horas

COMPETENCIAS A DESARROLLAR

Organizar la documentacion teniendo en cuenta las normas legales y de la organizacion

Elementos de competencia
Recibir los documentos de acuerdo con las normas vigentes

Elementos de competencia
Archivar documentos de acuerdo con las normas externas y internas

Elementos de competencia
Despachar los documentos producidos, teniendo en cuenta la legislacion y las normas vigentes

Elementos de competencia
Proveer informacion de acuerdo con la legislacion y politicas de la organizacion

RESULTADOS DE APRENDIZAJE

1. Escribir documentos empresariales teniendo en cuenta las normas de la organizacion y la legislacion vigente
2. Despachar documentos empresariales teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintesis, las normas tecnicas colombianas para la elaboracion y presentacion de documentos, las normas vigentes y la legislacion
3. Organizar y administrar los archivos aplicando los principios archivisticos, las normas tecnicas, las politicas institucionales, y la legislacion vigente
4. Conservar y presentar los documentos para el suministro de informacion de acuerdo con las normas, tecnicas y legislacion vigentes

CONOCIMIENTOS

• Recursos informaticos
• Fax
• Digitalizacion
• Tenicas de reproduccion
• Utilies, elementos mobiliarios
• Legislacion para la gestion y administracion documental
• Correspondencia
• Clases de documentos
• Unidad de correspondencia
• Estructura interna de la organizacion
• Medios de ingreso y despacho de documentos, normas de correo y embalaje
• Procedimiento para la radicacion y registro de comunicaciones oficiales recibidas
• Normas y legislacion vigentes para las instalaciones locativas destinadas para la custodia y conservacion de los archivos
• Tecnicas y procedimientos archivisticos
• Metodologia de la clasificacion
• Inventarios documentales. concepto utilidad
• Formatos de control para prestamo y consulta de documentos

CONOCIMIENTOS DE PROCESO

• Verificar y clasificar los documentos, teniendo en cuenta las normas de recepcion y envio
• Radicar los documentos recibidos y los enviados, de acuerdo con las norma y la legislacion vigente
• Registrar los documentos recibidos y los despachados de acuerdo con las normas y la legislacion vigente
• Distribuir los documentos recibidos y los despachados de acuerdos con las normas y la legislacion vigente
• Distribuir los documentos a las oficinas encargadas de su tramite
• Enviar los documentos de acuerdo con las normas y la legislacion vigente
• Organizar el espacio para el archivo
• Aplicar el sistema de ordenacion empleado por la organizacion
• Codificar de acuerdo con la normas establecidas
• Determinar la disposicion final de los documentos
• Teasferir los expedientes de archivo
• Dilingenciar los formatos de control

CRITERIOS DE EVALUACION

• Identifica de manera responsable los medios de ingreso y de despacho de documentos de la organizacion
• Operar de manera mericulosa los programas para el recibo y el despacho de los documentos internos y externos
• Demuestra responsabilida y vigor de los documentos recibidos y por despacho
• Distribuyo oportunamente los documentos a las respetivas dependientes responsables de su tramite
• Realiza de manera riguroso el recordatorio de correspondencia recibida a las dependencias respectivas
• Identifica de manera diligente los muebles archivadores, unidades de conservacion y los elementos requeridos para la organizacion de los archivos
• Interpreta cuidadosamente la codificacion de las dependencias de una empresa
• Aplica las normas y reglas de ordenacion documental, de acuerdo con los sistemas universales y las correspondientes subdiviciones
• Aplica rigurosamente la preparcion fisica de la documentacion